Wie kommt die Akte ins Archiv? Archivare bilden Registratoren fort

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29.07.2015  | LA  | LAKD - Landesarchiv

Die Zusammenarbeit mit Behörden gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Archivs. Während Fachverwaltungen meist ihre gesetzlichen Aufgaben allein in ihrem Organisationsgefüge erfüllen, hat das Archiv einen Auftrag besonderer Art. Es arbeitet nach seiner Natur mit allen Landesbehörden in Mecklenburg-Vorpommern zusammen. Jeder Mitarbeiter sollte deshalb schon einmal etwas von den Archiven in Schwerin und Greifswald gehört haben.

Die Behörden sind per Archivgesetz verpflichtet, ihre nicht mehr benötigten Unterlagen dem zuständigen Landesarchiv anzubieten. Die konkreten Arbeitsabläufe regelt die Landesaktenordnung unter Punkt 11. Hinter ihren knappen Bestimmungen stecken jedoch für Behördenregistraturen zum Teil erhebliche organisatorische Aufwendungen. Sie müssen das Schriftgut nach abgelaufener Aufbewahrungsfrist aussondern, dann dem Archiv anbieten und schließlich die als archivwürdig bewerteten Akten herauslösen und abgeben. Die übrigen Akten, die meist den größeren Teil ausmachen, können erst dann datenschutzgerecht vernichtet werden. Den Archivarinnen und Archivaren kommt dabei die Aufgabe der Bewertung zu, die es ermöglicht, aus den Schriftgutmassen der Landesverwaltung das historisch und juristisch Wichtige auszuwählen.

Um diesen Arbeitsprozess gut aufeinander abzustimmen, Probleme zu erkennen und Mängel zu beheben, bietet das Landeshauptarchiv Schwerin regelmäßig Fortbildungsveranstaltungen an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung in Güstrow an. An ihnen nehmen Mitarbeiter aus Behördenregistraturen unterschiedlichster Bereiche teil, vom Ministerium bis zur nachgeordneten Landesbehörde und anderen Institutionen in Trägerschaft des Landes. Während am Vormittag allgemeine Probleme der Schriftgutverwaltung im Mittelpunkt stehen, widmet sich der Nachmittag speziell archivischen Gesichtspunkten. Neben den rechtlichen Grundlagen, die die Zusammenarbeit von Archiv und Behörde regeln, geht es um die Erstellung von Anbietungslisten, die Vorstellung von Bewertungskriterien und die Aufbereitung des dauerhaft aufzubahrenden Schriftgutes für das Archiv. Denn auf dem Weg dorthin erfährt die Akte nicht nur eine rechtliche Verwandlung, die Umwidmung vom Verwaltungsschriftgut zum Archivgut. Sie verändert sich auch technisch, u. a. durch das Umverpacken und das Entfernen von Metallteilen. Dass dabei sowohl ihre Entstehung in einer bestimmten Behörde als auch ihre innere Ordnung erkennbar bleibt, diese Aufgabe stellt sich Registratoren und Archivaren immer wieder aufs Neue. Erst wenn sie gut gelöst wird, gewinnt der Zugriff auf Informationen aus der Landesverwaltung für Behörden, Wissenschaft und interessierte Bürger eine wirklich dauerhafte Perspektive.

Dr. René Wiese, LHAS