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Elektronische Akten im Archiv der Zukunft

Foto: LAKD MV/LHA

Elektronische Akten im Archiv der Zukunft

Foto: LAKD MV/LHA

Auch um eine altehrwürdige Institution wie das Landeshauptarchiv Schwerin, das in diesem Jahr auf eine immerhin 850jährige Tradition zurückblicken kann, schlägt das elektronische Zeitalter keinen Bogen. Gemeint ist weniger, dass die Erschließung des Archivgutes mittlerweile in Datenbanken und nicht mehr auf Karteikarten erfolgt. Gemeint ist auch nicht, dass sich Benutzer im Internet einen Überblick über die Bestände des Landeshauptarchivs verschaffen können bzw. nach einem Teil der Akten online recherchieren können. Gemeint sind vielmehr sogenannte "elektronische Akten".

Auch wenn mittlerweile nicht mehr - wie noch vor etwa einem Dutzend Jahren - vom papierlosen Büro die Rede ist, sondern nur noch vom papierarmen, so wird die elektronische Akte in den Behörden des Landes Mecklenburg-Vorpommern mehr und mehr Realität. Bis 2013 soll sie, wie ein Kabinettsbeschluss vom April des Jahres festlegt, in der Staatskanzlei und den Ministerien des Landes Mecklenburg-Vorpommern die konventionelle Papierakte weitestgehend ablösen. Der Sache nach besteht zwischen einer gewohnt herkömmlichen Papierakte und einer elektronischen Akte kein Unterschied. Die eine wie die andere bildet Verwaltungsvorgänge ab bzw. stellt Transparenz des Verwaltungshandelns sicher. Die eine wie die andere enthält Vermerke, Konzepte, Entwürfe, Verfügungen, Mit- und Schlusszeichnungen etc.

Damit wird bereits ein elektronisches Dokument zu einem komplexen System miteinander verknüpfter Dateien. (Abb. 1) Deren Management erfolgt für den Sachbearbeiter weitgehend unbemerkt im Hintergrund, so dass die elektronische Aktenführung in den Behörden manches vereinfachen und beschleunigen wird. Dem gegenüber stellen elektronische Akten für die öffentlichen Archive im Allgemeinen und für das Landeshauptarchiv Schwerin im Besonderen die wohl größte Herausforderung seiner 850jährigen Geschichte dar. Denn das Landesarchivgesetz verpflichtet das Landeshauptarchiv zur dauerhaften Aufbewahrung aller rechtlich, politisch, kulturell usw. wertvollen Unterlagen, ohne dabei einen Unterschied zwischen Urkunden, Akten, Karten oder eben elektronischen Unterlagen zu machen.

Papier ist, wie es so schön heißt, geduldig - es überdauert unter geeigneten Lagerbedingungen Jahrhunderte, Schäden können restauriert werden, als zusätzliche Sicherungsmaßnahme dient die Mikroverfilmung. Elektronische Daten hingegen sind labil - neue Soft- oder Hardware lassen sie binnen kurzem unleserlich werden, die Haltbarkeit von Speichermedien wie Magnetbändern, Disketten oder CD-ROMs ist äußerst begrenzt. Die fein säuberlich auf dem heimischen PC gespeicherten Foto-Dateien der Aufnahmen mit der ersten Digitalkamera können heute unter Umständen nicht mehr geöffnet werden, die elektromagnetischen Aufzeichnungen der NASA über die Apollo-Missionen gelten heutzutage als nicht mehr abrufbar.

Insofern können elektronische Unterlagen bzw. die entsprechenden Datenträger nicht einfach solange abgelegt werden, bis ein Historiker viele Jahre später danach fragt. Die Daten der elektronischen Akten müssen mit hohem Aufwand ständig überprüft, in relativ kurzen Abständen migriert oder konvertiert werden. Dazu bedarf es intelligenter Managementsysteme (Abb. 2), die die Komplexität, Authentizität und Integrität der elektronischen Akten für die Zukunft erhalten. Die Archivarinnen und Archivare des Landeshauptarchivs sind jedoch auf einem guten Weg, um in elektronischen Akten abgebildete politische Prozesse und Verwaltungsabläufe der Gegenwart für die Zukunft nachvollziehbar zu halten.

Dr. Matthias Manke