Elektronische Archivierung im Landesarchiv Mecklenburg-Vorpommern

Im Juni 2013 erhielt das Landesamt für Kultur und Denkmalpflege – Abt. Landesarchiv den Auftrag, ein Elektronisches Landesarchiv (eLA M-V) aufzubauen, mit dessen Hilfe aussonderungsreife elektronische Akten und Vorgänge bewertet und bei Archivwürdigkeit übernommen, verwaltet, bereitgestellt und dauerhaft erhalten werden können. Diese Maßnahme ist Teil der Umsetzung der E-Government-Strategie der Landesverwaltung M-V (Masterplan 2011 und "Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltungstätigkeit in Mecklenburg-Vorpommern" vom 25. April 2016). Sie ergibt sich aus der 2009 erfolgten Ausstattung der Ministerien der Landesverwaltung M-V mit einem Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS). Der Aufbau des eLA ist Voraussetzung für die Einhaltung geltender Gesetze und Verwaltungsvorschriften.

Fach- und Organisationskonzepte

Die im Folgenden aufgeführten Konzepte, die von der Projektgruppe 2014 erarbeitet wurden, definieren, unter welchen Voraussetzungen und mit welchen Anforderungen die Archivierung elektronischer Akten in M-V erfolgen soll. Die Konzepte bieten den Rahmen für das Verständnis der Ausgangssituation und der Voraussetzungen in M-V und formulieren Anforderungen, die aus Standards für die Übernahme digitaler Daten ins Archiv, aus Protokoll-Standards für die Suche von Metadateninformationen und aus Standards für empfohlene Vorgehensweisen bei der Archivierung abgeleitet wurden. Sie entwickeln grundlegende Lösungsideen im Hinblick auf Systemumgebung und Systemarchitektur, die als Grundlage für die Umsetzung dienen. Die Umsetzungsplanung erfolgt auf der Grundlage eines Beschlusses der staatlichen Archive der norddeutschen Länder zur Bildung des Kooperationsverbundes "Digitale Archivierung Nord".

Die Aufteilung in neun Einzelkonzepte beruht im Wesentlichen auf dem OAIS-Referenzmodell und seinen Funktionseinheiten.

  • Hauptdokument - wird mit Blick auf die unterschiedlichen Funktionen des elektronischen Archivs durch die folgenden Dokumente ergänzt und präzisiert:
  • Übernahmekonzept
  • Speicherkonzept
  • Konzept Datenverwaltung
  • Konzept Bestandserhaltung
  • Konzept Zugriff
  • Konzept Administration
  • Konzept Erhaltungsplanung
  • Konzept Betriebsorganisation

Kontakt

Dr. Maria Schramm
Telefon: 0385 - 58879461

Ausgangssituation und Voraussetzungen in Mecklenburg-Vorpommern

Im Juni 2013 erhielt das Landesamt für Kultur und Denkmalpflege – Abt. Landesarchiv den Auftrag, ein Elektronisches Landesarchiv (eLA M-V) aufzubauen, mit dessen Hilfe aussonderungsreife elektronische Akten und Vorgänge bewertet und bei Archivwürdigkeit übernommen, verwaltet, bereitgestellt und dauerhaft erhalten werden können. Diese Maßnahme ist Teil der Umsetzung der E-Government-Strategie der Landesverwaltung M-V (Masterplan 2011 und "Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltungstätigkeit in Mecklenburg-Vorpommern" vom 25. April 2016). Sie ergibt sich aus der 2009 erfolgten Ausstattung der Ministerien der Landesverwaltung M-V mit einem Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS). Der Aufbau des eLA ist Voraussetzung für die Einhaltung geltender Gesetze und Verwaltungsvorschriften.

Gesetzliche Grundlage des Auftrages bildet das Archivgesetz für das Land Mecklenburg-Vorpommern vom 7. Juli 1997 (LArchivG M-V), nach dem das staatliche Archiv die Aufgabe hat, die archivwürdigen Unterlagen des Landes zu übernehmen, dauerhaft zu sichern und für die Benutzung bereitzustellen (§ 3 Abs. 2, § 5 Abs. 1). Laut Aktenordnung für die Landesverwaltung M-V (Bekanntmachung vom 12. Dezember 20014) zählen dazu auch elektronische Unterlagen, die ab dem Zeitpunkt der Erklärung der elektronischen Akte zur führenden Akte dem staatlichen Archiv in elektronischer Form zur Bewertung angeboten werden müssen (Ziff. 10.5).

Zum Projekt eLA M-V

Das Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur Mecklenburg-Vorpommern (BM M-V) als Rechts- und Fachaufsicht des Landesarchivs und oberste Archivbehörde ist Auftraggeber des eLA M-V. Das Projekt wird durchgeführt vom Landesamt für Kultur und Denkmalpflege – Abt. Landesarchiv als Bedarfsträger und Eigentümer des eLA M-V und von der DVZ M-V GmbH als technischem Betreiber. Am Projekt beteiligt sind außderdem die anbietungspflichtigen Stellen als Produzenten der zu archivierenden elektronischen Unterlagen, insbesondere vom Projekt elektronische Akte (EM Referat 630) als zuständiger Stelle für die Einführung und fachliche Weiterentwicklung des DMS/VBS. In der ersten Ausbaustufe wird die elektronische Archivierung von Akten, Vorgängen, Dokumenten aus dem DMS/VBS OpenText DOMEA® konzipiert und umgesetzt. Die elektronische Archivierung von Fachverfahrensdaten, Geo-Daten und Webauftritten ist Gegenstand von weiteren Ausbaustufen des eLA M-V. Nicht zum Projektziel gehört die Planung und Einführung eines Langzeitspeichers zur Aufbewahrung von Unterlagen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in der Behörde. Langzeitspeicher und elektronisches Archiv sind technisch und organisatorisch eigenständig. Die erste Ausbaustufe des Projekts endet 2019 mit der erfolgreichen Durchführung der Abnahmetests des Produktivsystems und der Freigabe für den Regelbetrieb.

Definition der elektronischen Archivierung

Das eLA M-V dient der Archivierung des vom Landesarchiv als archivwürdig bewerteten Teils der Unterlagen, die von den anbietungspflichtigen Stellen des Landes M-V angeboten werden. Die Bewertung erfolgt anhand von elektronischen Aussonderungsverzeichnissen und lesendem Zugriff auf die elektronischen Akten im DMS/VBS. Die Übernahme der archivwürdigen Unterlagen ins eLA M-V erfolgt nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen im Zuge der Aussonderung. Ziel der elektronischen Archivierung ist es, elektronische Daten ohne Informationsverlust in ausgewählte und verbreitete Standardformate zu überführen und diese über einen langen Zeitraum lesbar, nachvollziehbar und authentisch zu sichern und den Zugang zu ihnen zu ermöglichen. Dazu gehört außerdem, Maßnahmen zur Erhaltung des digitalen Archivguts zu planen und durchzuführen.

Letzte Änderung: 5.10.2017

Publikationen und Dokumente

Elektronisches Landesarchiv - Hauptdokument
Elektronisches Landesarchiv - Übernahme-Konzept
Elektronisches Landesarchiv - Speicher-Konzept
Elektronisches Landesarchiv - Datenverwaltung
Elektronisches Landesarchiv - Bestandserhaltung
Elektronisches Landesarchiv - Konzept Zugriff
Elektronisches Landesarchiv - Administration
Elektronisches Landesarchiv - Erhaltungsplanung
Elektronisches Landesarchiv - Betriebsorganisation